¿Tengo que pagar el IVA de las facturas que no he cobrado?

Esta es una situación que castiga una y otra vez a los autónomos y pequeños empresarios: llega el primer mes de cada trimestre, hay que presentar la declaración de IVA y te falta dinero, porque debes pagar el IVA de facturas que aún no has cobrado. ¿No puede evitarse de alguna manera?

Porque, pensémoslo. Es injusto. ¿No? Quiero decir que, ¿por qué va a obligarte el Gobierno a pagar algo que aún no has cobrado? Pues sí, tienes razón. Es injusto, pero es lo que dice la Ley. Para entendernos, lo que debes pensar es que la facturación del IVA es una «declaración» tributaria. Cuando haces un trabajo y emites una factura, «declaras» en ese documento que esa operación ha generado una obligación fiscal, que es el IVA asociado. Y aquí viene la trampa: la declaración conlleva la liquidación del impuesto.

¿Por qué tenemos que pagar IVA?

Vamos a tratar de entender el mecanismo de generación del impuesto:

  • Si haces un trabajo, eso genera tu derecho a cobrar el dinero presupuestado.
  • Si tienes un intercambio de dinero por actividades económicas, eso genera una liquidación de impuestos.
  • A continuación, haces una factura en la que recoges con detalle todos los conceptos. incluido el IVA.
  • El conjunto de todas tus facturas constituye un registro de la actividad comercial.
  • Ese registro es el que se utiliza para calcular tus obligaciones fiscales.
  • Cuando llega el momento, tienes que presentar la declaración trimestral de IVA (modelo 303).
  • Al presentar la liquidación, tienes que hacer el ingreso correspondiente al IVA generado.

Ya está. Esa es la lógica de la Agencia Tributaria. En principio, no tendría que dar problemas, ya que nunca deberías disponer del IVA que cobras. Ese dinero no es tuyo, sino que actúas como una especie de «recaudador de impuestos», y cobras al cliente lo que corresponde a los servicios y productos que le has vendido MÁS los impuestos que se han generado; en este caso, el IVA.

Si cobras el IVA y lo apartas, ¿dónde está el problema? No debería faltarte dinero, ¿verdad? Pero el hecho es que sí. Casi siempre se produce un descuadre entre el dinero que has cobrado y lo que tienes que ingresar. Las más habituales son los impagos y la diferencia entre el plazo de pago y el de liquidación del impuesto.

Problemas habituales: impagos y periodos de cobro

Lo primero es fácil de entender: de vez en cuando tenemos clientes que, directamente, no pagan las facturas pendientes. Muchas veces se trata de un retraso de unos pocos días, pero en otras muchas ocasiones te encuentras directamente con un impago. Y el problema, como acabamos de ver, es que Hacienda no te pide que liquide lo que has cobrado, sino lo que has declarado en tu operativa comercial, que es distinto.

Lo segundo se debe al hecho de que el ciclo de cobro no siempre coincide con el de liquidación del impuesto. Si emites una factura en Febrero y la cobras a 30 días, no deberías tener problema en pagar el IVA, porque el dinero llega a tu cuenta mucho antes de que venza el plazo de pago, en el mes de Abril. Pero, ¿qué pasa si haces una factura el 26 de Junio? Siguiendo el mismo ciclo (a 30 días), el dinero no llega a tus cuentas, como poco, hasta el 26 de Julio. Eso es casi una semana después de que venza el plazo de presentación del modelo 303 del segundo trimestre (entre el 1 y el 20 de Julio).

La cosa empeora cuanto más alargas el periodo de pago, porque hay más probabilidades de que venza antes el límite para pagar el impuesto que la fecha de pago comprometida con tu cliente. Además, muchos pequeños empresarios se ven forzados a aceptar fórmulas y plazos de pago exagerados. No es raro ver pactos de pago a 90 días, aunque esto sea contrario a la Ley, aunque es un tema que dejaremos para otro día. Centrándonos en el pago del IVA, ¿cómo puedes poner remedio a esta situación?

Algunas ideas para resolver el problema

La solución más sencilla es que tengas dos cuentas separadas: una para tus cobros y gastos comerciales y otra para la liquidación de impuestos. Cuando recibas el pago de cualquier factura, miras el desglose que hiciste y traspasas lo que corresponda al IVA a esa segunda cuenta. El resultado práctico es que tu cuenta diaria sólo tiene el dinero que realmente te queda tras el pago de impuestos. Por supuesto que siempre podrías volver a hacer un trapaso en sentido contrario, pero eso ya depende de tu disciplina.

Otra solución es tener una gestión diligente de cobros: no dejes que se retrase el pago de las cantidades que te deben. Muchas personas consideran que reclamar el pago de una factura atrasada puede generar tensiones con el cliente y poner en riesgo la relación comercial. De este asunto hemos hablado mucho y la respuesta es que, si se da esta circunstancia, no estás jugando con las mismas reglas de tu cliente. Porque él considera que sí puede exigirte que cumplas con los compromisos pactados, pero él no tiene que cumplir con los suyos. Ese camino es la receta de la quiebra, porque lo que haces es financiar a tu cliente Y el pago de impuestos. Al final, te faltará dinero.

Por último, siempre puedes anular la factura y reclamar a Hacienda la devolución del IVA. Es una operación lenta y compleja, que explicaremos con detalle en otro artículo. De momento, valga con decir que existe esa posibilidad.

Conclusiones

El ingreso de la liquidación de IVA trimestral no es opcional y no depende de que hayas cobrado o no las facturas emitidas. Algunas ideas para que minimices los problemas derivados son: tener una cuenta separada para reservar ese dinero, llevar una gestión diligente de tus plazos de cobro y solicitar la devolución del IVA de las facturas impagadas.

Lo que nunca es una solución es dejar de hacer las facturas, ya que eso es una infracción tributaria y puede caerte una sanción. Hay plazos y límites estrictos en los que hay que emitir las facturas. Tampoco es una opción facturar «en b» y no liquidar IVA. La sanción es aún más grave. Como casi todo, la mejor estrategia es aceptar las reglas y aprender a jugar con ellas, lo que muchas veces está más relacionado con ser previsor que con hacer trampas.

Si quieres saber más sobre las obligaciones fiscales del autónomo o pequeño empresario, te recordamos que tienes disponible nuestra «Guía de Supervivencia Fiscal y Tributaria para Emprendedores«. Igualmente, puedes aprenderlo casi todo sobre cómo cobrar facturas impagadas en esta otra guía práctica. Y si sigues teniendo dudas, ponte en contacto con nosotros.